Enam Tips Penulisan Email

Kalau Anda ingat-ingat, pasti Anda menyadari bagaimana para pebisnis di Indonesia, telah menerima lebih banyak pesan melalui email dibandingkan pesan via telepon, voice-mail atau apa saja. Dan kedua lewat SMS, kecuali mereka tidak memiliki email dalam melakukan aktivitas pemasarannya.

Salah satu keuntungan yang menarik dari email adalah sifatnya yang asynchronous, artinya bahwa pengiriman pesan yang efektif tidak perlu menuntut si pengirim pesan berada di tempat pada saat bersamaan si penerima pesan menerima dan membaca email.

Seringkali terdapat kesenjangan atau kerenggangan antara pesan yang dikirim dan diterima. Hal ini bisa jadi memang mudah untuk pengaturan responsnya ditinjau dari sisi jadwal Anda yang sibuk, tetapi hal ini juga mendatangkan suasana rasa bahwa Anda diperbudak dalam hal Anda diharapkan untuk memberikan tanggapan sesegera mungkin.

Ada banyak tips-tips singkat dan dasar khususnya dalam membuat email yang efektif untuk berkomunikasi dalam dunia pemasaran. Berikut ini Anda akan melihat perbedaan antara email yang mendapatkan perhatian dan respek dari si penerima dan email yang tidak dibaca.

INILAH 6 TIP SINGKAT ITU :

1. BUATLAH FONT DAN BENTUK FONT YANG MUDAH DIBACA.

Sangat disarankan agar menggunakan font hitam, dengan size 12. Ini adalah format standar dan bersifat cross-compatibility antar sistem pembaca email namun membuat si pembaca dapat membacanya dengan fokus mata relaks.

Jadi jangan menulis dengan Font yang aneh-aneh untuk pertama kali, kecuali mereka memilihnya.

2. BUATLAH ADANYA SUATU HUBUNGAN ANTARA ISI EMAIL DENGAN POKOK SUBYEKNYA.

Pokok subyek adalah bagian yang paling penting untuk menjual bisnis/produk Anda. Itu sama pentingnya seperti headline.

Karena itu manfaatkan dan tulislah dengan hati-hati dan patut direnungkan sebelum Anda menulis. Pokok subjek yang baik hendaknya memikat perhatian dan menggerakkan resipien untuk membuka email.

Pokok subjek yang baik haruslah bernada langsung dan informatif, dan menggerakkan si penerima email untuk langsung membacanya.

3. SEBELUM ANDA MENGIRIM EMAIL, PERTIMBANGKAN CALON PENERIMA EMAIL TERSEBUT.

Sewaktu Anda mengirim email, Anda pasti tidak tahu kapan email tersebut dibaca atau bagaimana suasana hati - entah sedang senang atau jengkel -- dari si penerima sewaktu ia menerima email Anda.

Karena itu nada tulisan Anda adalah kuncinya.

Setelah Anda menulisnya, dan sebelum dikirim, berhentilah sejenak dan bacalah lagi email tersebut dan renungkan seolah-olah Anda adalah si penerima email itu.
Mengapa Anda tidak padukan strategi pemasaran Anda selama ini dengan Email Marketing?

4. HATI-HATI MENGIRIMKAN SEDERETAN ALAMAT EMAIL DI BAGIAN FIELD "TO"

Di beberapa perusahaan, simbol status suatu departemen biasanya mewakili suatu email yang dikirim, seperti misalnya "Departemen Pemasaran" atau "Departemen TI" dan sebagainya.
Apakah Anda ingin tahu orang di balik departemen terkait ini?. Disarankan agar lebih baik Anda proaktif untuk mengetahui siapa nama di balik departemen ini.

Dan kalau Anda tahu nama-nama mereka, maka akan lebih bagus karena surat lebih terkesan pribadi sebaliknya dari pada mengirim email dengan menyapa "Yth di Departemen TI", kesan yang ada adalah terlalu umum.

Akibatnya, besar kemungkinan apabila salah satu dari antara mereka yang ada di departemen TI dan membaca, maka mereka akan segera menghapusnya atau tidak memberitahukan email Anda ke orang yang memang bertanggung jawab dalam mengambil keputusan.

Kemudian kalau Anda mengirimkan suatu email mohon diperhatikan agar jangan Anda memasukkan semua nama-nama dari resipien di kotak "To".

Mengapa? . . .

Karena ini bisa mendatangkan jerat penyalahgunaan walaupun ada keuntungannya, keuntungannya adalah misalnya kalau ada orang-orang yang di dalam sederetan nama-nama yang Anda masukkan memang mengenal atau merespeknya, tentu hal ini akan menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu hubungan bisnis dengan Anda lebih lanjut.
Namun masalahnya lebih banyak orang yang akan menyalahgunakan nama-nama email dari orang-orang yang Anda masukkan di situ dan bertindak seolah-olah mereka mengirim email atas nama Anda padahal Anda tidak pernah mengirim email dengan isi tertentu.
Dan tentu saja, cara ini malah akan menjelekkan nama baik perusahaan Anda, bukan?

5. KIRIMKAN KE FIELD "Cc," ATAU LEBIH BAIK JANGAN?

Sekarang, menurut Anda bagaimana pantas-tidaknya memasukkan nama pihak kedua atau ketiga ke kotak "Cc" dan "Bcc".

Memang ada berbagai pendapat mengenai pantas atau tidaknya menggunakan "Cc" dan "Bcc". Beberapa berpendapat bahwa, Anda sebaiknya mengirimkan email ke orang lain dan pada saat bersamaan memasukkan nama dari pihak kedua ke kotak "Cc", kalau orang itu memang langsung berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.

Namun yang perlu diingat bagi Anda adalah waktu mereka sangat berharga, dan orang kesal apabila inbox mereka penuh dengan pesan-pesan email yang tidak relevan.

Berdasarkan pemikiran ini, mengirimkan email ke orang lain namun menempatkan juga orang berikutnya di field "Bcc" padahal orang tersebut tidak ada sangkut pautnya dengan suatu pembicaraan, maka hal itu tidak pantas.

Karena hal inilah maka lebih baik dibuatkan dialog grup via email, dan kalau pihak kedua atau ketiga memang ingin terlibat sebelum masalah meruncing, mereka bisa join. Dan kalau tidak mereka bisa unsubscribe.

6. JANGAN LUPA MASUKKAN EMAIL SIGNATURE YANG INFORMATIF DAN BERNADA MENGUNDANG.

Di bagian ini, masukkan informasi yang relevan saja namun informatif dan bernada mengundang, bukan sekadar kalimat yang tidak memberikan manfaat. Sehingga meningkatkan peluang mereka mau mengontak Anda kembali.

Jadi sebagai orang pemasaran atau penjualan mau tidak mau Anda harus terampil mengetik dan menggunakan email serta mengolah frase, kecuali saatnya tiba orang bisa memiliki suatu perangkat bergerak yang dapat mengenali suara kemudian dapat mengkonversikannya ke pesan email dalam bentuk teks.

Erick
Bjoconsulting.com (eMarketing Research & Strategy)

Related Post:

Widget by [ Iptek-4u ]